Tam Kỳ ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong hành chính công

Công cụ này cho phép tra cứu nhanh toàn bộ 342 thủ tục hành chính công chỉ với vài thao tác đơn giản, hứa hẹn mở ra hướng đi chủ động và thực chất trong quá trình chuyển đổi số ngay tại cấp phường.

Từ sự ghi nhận

Một buổi sáng cuối tuần, ông Nguyễn Xuân Chi (khối phố 5, phường Tam Kỳ) đến Trung tâm Phục vụ hành chính công của phường để làm một số thủ tục hành chính. Là người đã vài lần tiếp cận dịch vụ hành chính công tại đây, ông Chi không còn lạ với các thao tác đầu vào như quét mã xếp số tự động, chờ thông báo tại màn hình trung tâm, điền thông tin theo mẫu và được gọi tên đúng khung giờ hẹn.

“

Tôi lớn tuổi, dùng máy không rành, nhưng được cán bộ hướng dẫn từng bước rất tận tình, thao tác hộ những phần tôi chưa quen. Mọi thông tin cần thiết đều có sẵn, dễ hiểu, rõ ràng. Làm xong trong buổi sáng, có giấy hẹn đầy đủ, không ai thúc giục, không bị lòng vòng”

Ông Nguyễn Xuân Chi (khối phố 5, phường Tam Kỳ)

Không riêng ông Chi, nhiều người dân khác cũng chia sẻ trải nghiệm tương tự khi đến trung tâm trong thời gian qua. Theo báo cáo tổng hợp của UBND phường Tam Kỳ, từ ngày 1/7 đến 31/8/2025, trung tâm tiếp nhận tổng cộng 5.726 hồ sơ các loại, một con số cho thấy tần suất phục vụ khá lớn.

Trong đó, nhóm hồ sơ liên quan đến đất đai chiếm cao nhất với gần 2.800 hồ sơ, tiếp đến là các thủ tục về hộ tịch, giấy phép kinh doanh, xác nhận cư trú và lĩnh vực lao động – thương binh – xã hội.

Đáng chú ý, tỷ lệ giải quyết hồ sơ trước hạn và đúng hạn đạt 96,67%, kết quả này có được nhờ sự nỗ lực cao trong tổ chức điều hành, kiểm soát tiến độ và phối hợp liên thông giữa các bộ phận. Nhiều thủ tục được rút ngắn thời gian so với trước, nhờ việc phân luồng từ đầu và áp dụng công nghệ vào khâu tiếp nhận, tra cứu thông tin, xử lý dữ liệu.

[VIDEO] – Ông Nguyễn Xuân Chi chia sẻ đánh giá về Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Tam Kỳ:

Bên cạnh đó, tỷ lệ nộp hồ sơ trực tuyến trên phần mềm một cửa chiếm tới 96,6%, thanh toán dịch vụ công trực tuyến đạt gần 89%. Hơn 2.000 lượt người dân được tư vấn từ xa thông qua các kênh Điện thoại, email và tổng đài 1022. Những số liệu này không chỉ phản ánh xu hướng tiếp cận mới hướng đến chính quyền số, mà còn cho thấy sự thích nghi nhanh của người dân khi được hỗ trợ đúng cách và đúng lúc.

Dùng trợ lý AI phục vụ

Thời gian qua, UBND phường Tam Kỳ chủ động bắt tay cùng nhóm chuyên gia công nghệ thông tin để xây dựng và huấn luyện nền tảng trợ lý AI một cửa, công cụ hỗ trợ người dân tra cứu 342 thủ tục hành chính một cách nhanh chóng, đúng quy định, đầy đủ chi tiết. Dự kiến, công cụ này chính thức ra mắt trong tháng 9 tới, đồng thời với việc vận hành Trang thông tin điện tử phường Tam Kỳ.

Khác với các ứng dụng hỏi – đáp thông thường, trợ lý AI này không chỉ đơn thuần lặp lại thông tin sẵn có từ cổng dịch vụ công, mà được thiết kế và huấn luyện bám sát quy trình xử lý hồ sơ thực tế tại địa phương, cập nhật theo từng văn bản pháp luật hiện hành và hướng dẫn chuyên môn của cơ quan có thẩm quyền.

Người dân chỉ cần nhập câu hỏi theo cách diễn đạt tự nhiên, hệ thống sẽ phản hồi nội dung có cấu trúc rõ ràng, gồm các phần: yêu cầu hồ sơ, lệ phí, thời gian giải quyết, liên kết nộp trực tuyến, mẫu đơn đính kèm. Đặc biệt, nếu có cập nhật mới từ ngành hoặc từ cấp thành phố, hệ thống sẽ được điều chỉnh tương ứng để bảo đảm thông tin luôn chính xác.

Điểm nhấn đáng chú ý trong việc triển khai trợ lý AI là cơ chế kiểm soát dữ liệu người dùng. Mỗi người dân sử dụng sẽ được cấp mã truy cập cá nhân hóa, quá trình tương tác được cán bộ phụ trách hỗ trợ và theo dõi, qua đó ngăn chặn nguy cơ truy cập trái phép, lộ lọt thông tin hoặc tấn công mạng.

Nhóm phát triển cũng tiến hành kiểm duyệt nội dung định kỳ, tránh tình trạng trả lời sai lệch, không đúng quy định, điều rất dễ xảy ra nếu công nghệ AI không được huấn luyện chuyên biệt cho lĩnh vực hành chính công.

[VIDEO] – Ông Bùi Tấn Công, Phó Chủ tịch UBND phường Tam Kỳ chia sẻ về việc ứng dụng AI trong hỗ trợ phục vụ giải quyết thủ tục hành chính cho người dân:

“

Với phường Tam Kỳ, AI được thiết kế để giải quyết điều người dân thật sự cần. Địa phương đang thử nghiệm cách tiếp cận mới, lấy công nghệ làm nền tảng nhưng tư duy phục vụ mới là điều quyết định hiệu quả. Đó cũng là bước chuyển quan trọng, từ cải cách hành chính sang xây dựng nền hành chính số thân thiện, minh bạch và gắn bó với người dân ngay từ cấp cơ sở.

Ông Bùi Tấn Công, Phó Chủ tịch UBND phường Tam Kỳ

Theo ông Bùi Tấn Công, Phó Chủ tịch UBND phường Tam Kỳ, sáng kiến xây dựng trợ lý AI không xuất phát từ chỉ đạo hành chính hay mô hình mẫu cấp trên, mà là kết quả từ chính đội ngũ cán bộ tại phường sau một thời gian trực tiếp làm việc, lắng nghe người dân và nhận ra nhu cầu cần một hình thức tra cứu mới, linh hoạt, tiện dụng và dễ tiếp cận hơn. Chính tinh thần chủ động ứng dụng công nghệ và khuyến khích sáng kiến tại cơ sở đã tạo nên những mô hình có tính thực tiễn như trợ lý AI.