AI đi bán sách, quản tài xế xe tải, giúp công ty tiết kiệm tiền

AI giúp doanh nghiệp hệ thống được bộ máy vận hành

AI không còn là công cụ đơn giản phục vụ việc tổng hợp, bóc tách thông tin như trước đây nữa mà mang năng lực phân tích dữ liệu theo nhiều chiều khác nhau. Quan trọng hơn, AI không chỉ đưa ra dự báo, khuyến nghị như một ý kiến chủ quan để ta tham chiếu mà chúng có thể tự học được, từ đó đưa ra các phân tích phù hợp với lĩnh vực, khu vực, dịch vụ, ngành sản xuất của mỗi doanh nghiệp.

“Nhiều công cụ AI dường như đã vượt xa năng lực của một cá nhân thông thường trong khả năng thu thập và phân tích dữ liệu, thậm chí đi theo những hướng mà chúng ta chưa từng nghĩ đến”, ông Nguyễn Thượng Tường Minh, CEO Base.vn Việt Nam, chia sẻ. Trong 10 năm giúp doanh nghiệp chuyển đổi số, ông Minh nêu, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thường gặp thách thức về tài chính và khả năng quản lý còn hạn chế.

Hiện nay, SME phải cạnh tranh khá gay gắt với những doanh nghiệp lớn, tiềm lực mạnh. Điều này khiến việc gặp khó khăn trong mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng tiềm năng. Nếu muốn tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu, doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều khó khăn do hạn chế về công nghệ, nhân lực.

SME cũng là đối tượng có nhiều lỗ hổng trong quản trị, bởi các doanh nghiệp này thường sẽ chú trọng vào thúc đẩy kinh doanh để thu về lợi nhuận mà không chú trọng vào hệ thống vận hành (về cấu trúc nhân sự, quy trình, chính sách, văn hoá). Điều này có thể khiến bộ máy vận hành bị rời rạc và dễ bị “đổ vỡ” khi gia tăng quy mô hoặc trước sức ép công việc lớn.

Ứng dụng AI sẽ giúp SME hệ thống hoá được bộ máy vận hành, từ đó dễ dàng phản ứng linh hoạt. Về chi phí, ông Minh nhấn mạnh AI đang phát triển ở mức “điên rồ”, nếu 10 năm trước đây là “một thứ xa xỉ” chỉ dành cho tập đoàn lớn, thì hiện nay rất nhiều SME đã có thể tiếp cận được công nghệ để ứng dụng vào quản trị.

Vấn đề là doanh nghiệp ứng dụng thế nào để hiệu quả, trong đó tư duy của người lãnh đạo và kiến thức về vận hành AI của đội ngũ nhân sự được chuyên gia nhấn mạnh.

Ông Nguyễn Văn Giàu – Giám đốc Thương mại điện tử Fahasa – cho biết, trong bối cảnh ngành bán lẻ ngày càng cạnh tranh và hành vi tiêu dùng thay đổi nhanh chóng, công ty bắt buộc phải chuyển đổi số toàn diện, đặc biệt trong lĩnh vực phát hành sách và văn phòng phẩm tại Việt Nam.

Ông Giàu nói doanh nghiệp có ứng dụng AI để có thể gợi ý sản phẩm cá nhân hóa theo hành vi và nhu cầu của từng khách hàng thực hiện tìm kiếm thông minh kết hợp AI; phân tích dữ liệu lớn (Big Data) để nắm bắt kịp thời xu hướng tiêu dùng cũng như thị hiếu thị trường…

Công ty cũng đầu tư hệ thống ERP toàn diện để đồng bộ hóa tồn kho và đơn hàng trên toàn quốc, tối ưu hiệu suất vận hành.

Nhờ ứng dụng công nghệ, giai đoạn 2015-2020, doanh thu từ kênh online tăng trưởng theo cấp số nhân. Từ năm 2020 đến nay, công ty này tiếp tục duy trì mức tăng trưởng trung bình 50% mỗi năm trong suốt 5 năm liên tiếp.

AI giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian

Đề cập đến vấn đề ứng dụng AI trong quản trị, bà Vũ Thị Hương Lan – Phó tổng giám đốc Công ty TNHH Công nghệ Vntrip – cho biết AI đã và đang được tích hợp sâu vào nhiều quy trình vận hành cốt lõi, từ tuyển dụng, hành chính, tài chính cho đến chăm sóc khách hàng.

Nhờ AI, doanh nghiệp này tiết kiệm được nhiều chi phí và thời gian. Ví dụ trong nghiệp vụ tuyển dụng, AI hỗ trợ lọc hồ sơ ứng viên theo đúng tiêu chí của bản mô tả công việc. Các hồ sơ đạt mức độ phù hợp trên 80% mới được chuyển cho bộ phận nhân sự để kiểm tra và lên lịch phỏng vấn. Việc này giúp giảm khoảng 50% khối lượng công việc sơ loại CV.

Hoặc đối với lĩnh vực quản lý chi phí, kế toán, AI kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, xác thực thông tin nhà phát hành, đối chiếu với danh mục chi tiêu, và tự động tạo bộ hồ sơ chi phí hoàn chỉnh. Việc này giúp bộ phận kế toán giảm đến 70% khối lượng công việc kiểm tra và tổng hợp chứng từ.

Bà Hương Lan cho biết công ty cũng sử dụng AI trong chăm sóc khách hàng, hỗ trợ trả email khách hàng… AI còn hỗ trợ đơn vị này quá trình ra quyết định,  đặc biệt trong các khâu như phê duyệt công tác, lựa chọn phương án chi tiêu hay điều chỉnh ngân sách bằng cách đưa ra gợi ý cụ thể dựa trên dữ liệu thực tế.

Ở lĩnh vực logistics, Gozo Express – đơn vị gây chú ý với kế hoạch mở rộng thông qua đặt mua 2.000 xe tải VinFast của tỷ phú Phạm Nhật Vượng – cũng đang tích cực ứng dụng công nghệ để không chỉ tiết kiệm chi phí.

Chia sẻ với phóng viên báo Dân trí, đại diện Gozo nêu đang ứng dụng công nghệ vào toàn bộ chuỗi vận hành từ quản lý bưu cục, định tuyến giao hàng, quản lý đội ngũ tài xế đến hệ thống theo dõi đơn hàng theo thời gian thực. Công ty cũng tích hợp nền tảng CRM và hệ thống quản trị logistics thông minh, cho phép tối ưu dữ liệu theo từng tuyến đường, khu vực và nhu cầu khách hàng.

“Trong cuộc chơi logistics với các đối thủ lớn, chúng tôi đánh giá công nghệ sẽ là đòn bẩy chiến lược để phát triển. Chúng tôi không chạy theo xu hướng số hóa để “trang bị công nghệ” mà đầu tư vào xây dựng nền tảng chuẩn chỉnh từ gốc: từ thương hiệu – quy chuẩn vận hành – triết lý đồng vận – đến mô hình nhượng quyền minh bạch”, ông Phan Duy Minh – CEO Gozo – nhấn mạnh.

Những rào cản của doanh nghiệp

Bên cạnh những lợi ích do AI đem lại, bà Hương Lan cho biết doanh nghiệp cũng đối mặt với 2 rào cản chính là dữ liệu và con người.

Về dữ liệu, AI cần “ăn” dữ liệu sạch và đồng nhất để huấn luyện. Nhưng thực tế, dữ liệu doanh nghiệp thường bị phân tán, thiếu chuẩn hóa, và chưa có quy trình đồng bộ từ đầu. Vntrip đã phải dành thời gian để cấu trúc lại hệ thống dữ liệu nội bộ.

Về con người, tâm lý e ngại xuất hiện trong đội ngũ nhân sự. Nhiều nhân viên lo ngại bị thay thế hoặc phải học thêm kỹ năng mới. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp không chỉ triển khai AI, mà còn thiết kế các khóa đào tạo riêng cho toàn bộ nhân sự. Ngay cả các nhóm không chuyên công nghệ như vận hành, chăm sóc khách hàng hay hành chính cũng thành thạo trong việc sử dụng chatbot và các công cụ AI.

Đối với các nhóm kỹ thuật như lập trình, xây dựng sản phẩm và hệ thống nội bộ được khuyến khích áp dụng AI trong việc tăng tốc phát triển, kiểm thử và vận hành.

“Chúng tôi xác định việc áp dụng AI không thể thành công nếu chỉ là thay đổi công cụ, mà cần thay đổi tư duy làm việc và văn hóa tổ chức”, đại diện Vntrip chia sẻ.

Nhưng nhờ việc tổ chức các khóa học nội bộ, từ kỹ năng dùng chatbot, viết prompt hiệu quả, đến cách kết hợp AI trong xử lý công việc hằng ngày, sự thay đổi bắt đầu diễn ra theo hướng rất tích cực tại doanh nghiệp.

Bên cạnh các nhóm nhân sự trẻ tiếp cận nhanh, nhóm nhân sự  lâu năm cũng đang dần thích nghi, đặc biệt khi họ thấy rõ lợi ích thực tế từ việc tiết kiệm thời gian và giảm bớt thao tác thủ công.

Nguồn: https://dantri.com.vn/kinh-doanh/ai-di-ban-sach-quan-tai-xe-xe-tai-giup-cong-ty-tiet-kiem-tien-20250805110958496.htm