AI tiến sâu vào doanh nghiệp: Kỳ 1: ‘Chạm ngõ’ AI

Khi bàn về ứng dụng AI vào hoạt động quản trị và kinh doanh, không ít doanh nghiệp vẫn nghĩ rằng đó là sân chơi của các công ty lớn. Với những cải tiến gần đây, AI đã trở thành trợ thủ đắc lực cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhỏ và vừa. ChatGPT, IoT… đang được DN sản xuất ứng dụng mạnh mẽ trong hoạt động.

Nâng cao khả năng cạnh tranh

Đưa chúng tôi tham quan văn phòng Công ty CP Sản xuất thiết bị điện công nghiệp Cát Vạn Lợi (TPHCM), ông Lê Mai Hữu Lâm, Tổng Giám đốc công ty cho biết, hệ thống thông tin nền tảng để vận hành DN hiện đã được tích hợp trong một mã QR Code. Chỉ cần sử dụng Điện thoại quét mã, khách hàng nhanh chóng truy cập các thông tin cần thiết. Bên cạnh đó, công ty đã xây dựng hệ thống E-learning để đào tạo nội bộ, giúp nhân viên luôn học nâng cao trình độ, kỹ năng, chuẩn hóa toàn bộ quy trình và công việc theo từng vị trí công việc.

Đặc biệt, ông Lâm cho biết, DN còn đầu tư vào hệ thống máy chủ nội bộ lưu trữ dữ liệu trên đám mây có tính bảo mật cao, đồng thời linh hoạt khi làm việc từ xa. Mỗi nhân viên đều có một tài khoản riêng để truy cập vào hệ thống, góp phần thúc đẩy quá trình số hóa toàn diện tại DN. “Chúng tôi vừa hoàn thành chuẩn hoá quy trình ở các phòng ban, chuẩn hoá dữ liệu. Sắp tới dự kiến sẽ đầu tư mua phần mềm ERP của Oracle thay thế phần mềm quản lý cũ. Phần mềm mới này tích hợp nhiều tính năng như quản lý kho, tài chính, khách hàng, nhân sự… theo chuẩn thế giới”, ông Lâm chia sẻ.

Riêng về lĩnh vực AI, theo ông Lâm, DN bắt đầu nghiên cứu và ứng dụng ChatGPT từ đầu năm 2023. Nhận thấy đây là một xu hướng quan trọng tương lai, ông đã chủ động đầu tư mua tài khoản học AI trực tuyến từ các chuyên gia nước ngoài và ứng dụng ngay bước đầu vào công việc, đồng thời tham gia các khóa học trong nước để nâng cao khả năng sử dụng AI hiệu quả. Mục tiêu của ông không chỉ là học cách ra lệnh cho AI, mà còn để theo dõi xu hướng phát triển, hiểu được nguyên tắc vận hành sử dụng dữ liệu lớn và máy học trong công ty lựa chọn; ứng dụng AI, Chatbot phù hợp với nhu cầu thực tế. Tại Cát Vạn Lợi, AI được ứng dụng trong quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng, dịch thuật…

Nhờ ứng dụng AI, công ty đã giải quyết được bài toán nhân sự. Ông Lâm chia sẻ: “Trước đây, vào thời điểm này năm ngoái, chúng tôi phải đăng tin tuyển dụng liên tục để tìm kiếm nhân viên mới. Nhưng năm nay, công ty không còn cần tuyển thêm mà còn có xu hướng tinh gọn bộ máy nhân sự. Nhờ đó, DN tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành, đồng thời không còn phải lo lắng về tình trạng thiếu lao động như trước. Việc ứng dụng AI vào quản lý và vận hành không chỉ giúp DN tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh trong thời đại công nghệ số”.

Tối ưu hóa sản xuất, kinh doanh

Ông Trần Minh Tú, Tổng Giám đốc Công ty CP Kềm Nghĩa (TPHCM) cho biết, công ty đang triển khai ứng dụng AI vào các công việc đơn giản như phân tích dữ liệu, viết đề án, xây dựng đề cương và tìm kiếm thông tin thị trường. “Chúng tôi sở hữu nguồn dữ liệu lớn, vì vậy việc tích hợp AI vào phân tích sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc” – ông Tú chia sẻ.

Bên cạnh đó, Kềm Nghĩa đã đẩy mạnh chuyển đổi số trong cả quản trị và sản xuất. “Trong lĩnh vực quản trị, công ty đã áp dụng hệ thống ERP, triển khai công cụ theo dõi doanh thu theo thời gian thực, đồng thời hệ thống hóa ngân sách và quản lý hiệu suất của các bộ phận như kế toán, nhân sự, và marketing nhằm tối ưu hóa hoạt động vận hành. Chẳng hạn, trước đây khi kết nối ERP với sàn thương mại điện tử, nếu có 3.000 đơn hàng, công ty cần thêm nhân sự để xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ và chăm sóc khách hàng. Nhưng hiện tại, mọi quy trình đã được tự động hóa, giúp công việc trở nên nhanh chóng và thuận lợi hơn” – ông Tú nói.

Kềm Nghĩa áp dụng mô hình Nhà máy thông minh để kiểm soát hiệu suất từng công đoạn trong quy trình sản xuất. Đặc biệt, đối với các đơn hàng xuất khẩu, công ty đã thiết lập quy trình theo dõi đơn hàng theo thời gian thực nhằm nâng cao năng suất và đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. Ngoài ra, Kềm Nghĩa sử dụng các phần mềm đo lường nhiệt độ, ánh sáng…, giúp tối ưu chi phí và gia tăng doanh thu.

Công ty CP Đầu tư Thái Bình (TBS Group) là DN đa ngành với các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chủ yếu như da giày, túi xách, đầu tư, kinh doanh thương mại, bất động sản, cảng và logistics. Thích ứng nhanh trong tình hình mới, DN này đã sớm đầu tư hơn 10 triệu USD hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật số và đưa vào vận hành hệ thống SAP. Đây là phần mềm quản trị hoạt động giúp theo dõi chặt chẽ quy trình bán hàng, thống kê dữ liệu để phân tích doanh thu và tính lợi nhuận.

Công ty TNHH Nhựa Nhị Bình (TPHCM) cũng sớm ứng dụng công nghệ số vào sản xuất. Ứng dụng giải pháp ERP Fast Business Online là hệ thống tin học hóa tổng thể DN, giúp công ty tự động hóa các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên nhằm giải quyết các vấn đề trong quản lý, số hóa toàn diện, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh. Theo đại diện Công ty Nhựa Nhị Bình, với yêu cầu đặt ra là hệ thống phải thích hợp với nguồn lực doanh nghiệp, phần mềm ERP rất thuận tiện trong việc quản lý và sử dụng, chi phí đầu tư hợp lý.

Nền tảng tạo tương lai

Theo ông Nguyễn Đức Thuấn – Chủ tịch HĐQT TBS Group, việc sớm đầu tư, đưa vào vận hành hệ thống SAP đã mang lại hiệu quả to lớn cho công ty trong việc điều hành sản xuất, nắm bắt thị trường, định hướng đầu tư và giảm đáng kể chi phí quản lý. Trong khi đó, công tác điều hành của lãnh đạo công ty có thể xuyên suốt và ngay tức thì không kể thời gian và không gian, đã tạo được động lực tăng trưởng mạnh mẽ cho đơn vị. Trong các dự án mới công ty đang triển khai đều lựa chọn những công nghệ mới nhất, ứng dụng AI nhằm đạt hiệu quả tối ưu trong sản xuất kinh doanh.

Nhờ những nỗ lực trong chuyển đổi số, sản lượng sản xuất của Kềm Nghĩa đã tăng từ 26.000 lên 34.000 sản phẩm/ngày, tương đương mức tăng trưởng 46%. “Việc mạnh mẽ thúc đẩy chuyển đổi số và triển khai mô hình Nhà máy thông minh chính là nền tảng quan trọng để Kềm Nghĩa tiếp tục tích hợp AI, nâng cao hiệu quả vận hành và năng lực cạnh tranh”, Tổng giám đốc Công ty Kềm Nghĩa Trần Minh Tú chia sẻ.

Theo ông Lê Mai Hữu Lâm, công ty Cát Vạn Lợi bắt đầu tìm hiểu và ứng dụng chuyển đổi số từ năm 2022, thông qua chương trình đào tạo chuyên gia CDS của Cục Phát triển Công nghiệp (Bộ Công Thương) kết hợp cùng các chuyên gia của Samsung. Nhờ đó, ông Lâm đã có cơ sở để tái cấu trúc hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn, hướng tới mô hình vận hành thông minh và hiệu quả hơn.

Ông Lâm nhấn mạnh, chuyển đổi số thực ra là quá trình chuyển đổi “tư duy của người lãnh đạo”. Do đó, ngay từ đầu, DN cần phải có tư duy đúng và tổng thể, cùng với sự cam kết, kiên trì và quyết liệt của cả hệ thống. Một trong những nguyên nhân khiến nhiều DN Việt Nam thất bại trong chuyển đổi số là không xây dựng quy trình chuẩn tại các bộ phận và công việc ngay từ đầu, cũng như thiếu một kế hoạch tổng thể cho dự án.

Quá trình này không thể hoàn thành chỉ trong vài tháng mà cần ít nhất 3 – 5 năm để đạt được sự chuyển đổi toàn diện, với sự cam kết quyết liệt từ lãnh đạo đến tổ chức”, ông Lâm cho biết thêm.