‘Bằng chứng thép’ bảo vệ nhà bán hàng trước làn sóng hoàn trả gian lận

Nỗi lo hoàn trả hàng không chính đáng

Trên các cộng đồng thương mại điện tử (TMĐT), không ít nhà bán than phiền về việc hàng hoàn về bị tráo, thiếu hoặc hư hỏng. Nhiều khách hàng đã lợi dụng chính sách hoàn trả dễ dàng để trục lợi – nhận hàng rồi khai báo sai sự thật để đòi hoàn tiền.

Chị Nguyễn Thị Nhàn, chủ shop mỹ phẩm tại Hà Nội, chia sẻ: “Mỗi tháng có hơn chục đơn bị khiếu nại sai lệch. Không có bằng chứng, chúng tôi buộc phải chịu lỗ.”

Trong khi các sàn TMĐT tập trung tối ưu trải nghiệm người mua, người bán lại thiếu công cụ bảo vệ quyền lợi. Điều này thúc đẩy nhu cầu về một giải pháp công nghệ minh bạch và đáng tin cậy – Proof of Packing.

Proof of Packing là gì?

Proof of Packing (PoP) – tạm dịch “bằng chứng đóng gói”, là công nghệ ghi lại quá trình kiểm tra và đóng gói đơn hàng bằng hình ảnh, video hoặc dữ liệu điện tử có thể truy xuất qua mã QR hoặc liên kết.

Dữ liệu PoP được lưu trữ an toàn trên hệ thống nội bộ hoặc nền tảng đám mây. Khi phát sinh tranh chấp, nhà bán chỉ cần cung cấp liên kết bằng chứng để đối chứng với sàn hoặc khách hàng, giúp rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế tổn thất.

SwiftTrack – Ứng dụng tiên phong trong Proof of Packing

Nắm bắt nhu cầu cấp thiết này, SwiftTrack – một nền tảng quản lý vận hành và đóng gói đơn hàng, đã tích hợp tính năng PoP bằng video trực tiếp. Tại các điểm đóng hàng sử dụng SwiftTrack, hệ thống camera AI sẽ tự động ghi lại toàn bộ quá trình đóng gói, sau đó gắn mã QR duy nhất cho mỗi đơn. Khi cần xử lý khiếu nại, nhà bán có thể trích xuất video trong vài giây.

“Với kinh nghiệm vận hành nhiều gian hàng TMĐT, mỗi đơn có video đóng hàng kèm link truy xuất cùng mã Proof of Packing duy nhất thì việc phân định được tính đúng sai từ sàn TMDT sẽ rất dễ dàng và nhanh chóng. Hơn nữa, phía nhà bán hàng cũng không mất quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm và truy xuất video, điều này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho việc giải quyết khiếu khi gặp vấn đề về đơn hàng”, anh Nguyễn Trung Kiên, Giám đốc hệ sinh thái TUKI, đơn vị đào tạo và cung cấp các dịch vụ vận hành sàn TMĐT chia sẻ.

Lợi ích vượt trội của PoP đối với nhà bán và khách hàng

Tăng minh bạch và uy tín: Khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi thấy mã QR PoP đính kèm, biết rằng đơn hàng của họ được đóng gói kỹ lưỡng; Bảo vệ nhà bán trước gian lận: Dữ liệu PoP là bằng chứng rõ ràng để phản hồi các khiếu nại sai lệch như thiếu hàng, hàng lỗi hoặc bị tráo; Giảm chi phí tranh chấp: Theo báo cáo từ một trung tâm fulfillment tích hợp SwiftTrack, tỉ lệ hoàn trả không chính đáng giảm tới 67% và thời gian xử lý tranh chấp rút ngắn dưới 24 giờ.

Thách thức triển khai và xu hướng phát triển

Việc đầu tư vào hệ thống Proof of Packing vẫn là một sự đầu tư cần thiết và mang tính chiến lược cho cả nhà bán hàng tự vận hành và các đơn vị cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL). Đối với nhà bán hàng tự vận hành có quy mô lớn và số lượng đơn hàng đáng kể, việc sở hữu một hệ thống PoP riêng giúp họ chủ động hoàn toàn trong việc kiểm soát chất lượng đóng gói và xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Trong khi đó, đối với các đơn vị logistics, việc cung cấp dịch vụ đóng gói kèm theo PoP không chỉ gia tăng giá trị dịch vụ mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn trên thị trường, thu hút những khách hàng đang ngày càng quan tâm đến sự minh bạch và an toàn trong giao dịch trực tuyến.

Theo các chuyên gia logistics: “Proof of Packing sẽ sớm trở thành tiêu chuẩn bắt buộc trong vận hành TMĐT, như mã vạch hay hệ thống tracking hiện nay. Ai áp dụng sớm sẽ có lợi thế cạnh tranh lớn”.

Khi TMĐT bước vào giai đoạn cạnh tranh khốc liệt, yếu tố sống còn nằm ở minh bạch, dữ liệu và lòng tin. Proof of Packing không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà là lớp “giáp công nghệ” giúp nhà bán bảo vệ lợi ích, giảm rủi ro và nâng cao uy tín.

Với những giải pháp tiên tiến như SwiftTrack, việc triển khai PoP giờ đây không còn là đặc quyền của doanh nghiệp lớn. Ngay cả shop nhỏ cũng có thể tham gia cuộc chơi công nghệ, đứng vững trong thị trường đầy biến động.

SwiftTrack được phát triển bởi SwiftHub, đơn vị cung cấp dịch vụ fulfillment và các giải pháp công nghệ cho nhà bán TMĐT lớn tại Việt Nam, hỗ trợ hàng ngàn nhà bán ghi nhận bằng chứng đóng gói một cách chuyên nghiệp và dễ dàng.