Áp lực mới và bài toán làm nhanh, làm đúng
Nhận nhiệm vụ phụ trách lĩnh vực công thương tại Phòng Kinh tế thuộc UBND xã mới, anh Phạm Văn Bằng, 35 tuổi, cho biết khối lượng công việc nhiều gấp 4 lần so với trước.
“Rất nhiều đầu việc mới, các quy định còn thay đổi nhiều so với khi tôi làm ở huyện trước đây. Tôi phải đọc rất nhiều văn bản quy phạm pháp luật để thực sự hiểu được nhiệm vụ của mình bao gồm những gì và yêu cầu như thế nào”, anh nói.
Thời gian đầu, mọi thứ diễn ra trong tình trạng “vừa chạy vừa xếp hàng”.
“Tôi phải tự tìm hiểu rất nhiều quy định để đáp ứng công việc. Sức ép của lãnh đạo cũng rất lớn, mọi thứ đều phải nhanh nên tốc độ làm việc của chúng tôi cũng phải đảm bảo”, anh bộc bạch.
Theo anh Bằng, khó nhất không chỉ là hiểu đúng trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, mà còn phải nắm được bức tranh chung để “tránh bị trùng lặp, chồng chéo” giữa các bộ phận.
Công chức cấp xã hiện phải gánh khối lượng lớn gấp nhiều lần so với trước đây (Ảnh minh họa: Hoài Sơn).
Trong bối cảnh đó, anh chủ động tìm các công cụ hỗ trợ. Một lớp tập huấn gần đây về xử lý công việc ở xã phường đã gợi mở con đường ứng dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) vào những đầu việc hằng ngày.
“Tôi vốn cũng dùng tin học văn phòng thành thạo, nhưng hiện nay có nhiều công cụ có thể giúp mình giải quyết vấn đề nhanh hơn rất nhiều”, anh kể.
Không chỉ riêng anh Bằng, rất nhiều đồng nghiệp của anh trên khắp cả nước cũng đang tìm hiểu về AI để đáp ứng khối lượng công việc lớn và phức tạp hiện nay. Anh Phùng Văn Thuỳ, chuyên gia đào tạo AI cho nhân viên văn phòng, cho biết nhận được rất nhiều câu hỏi từ cán bộ, công chức xã về việc dùng AI như thế nào để làm việc hiệu quả hơn.
“Cộng đồng học viên của tôi khoảng 1.200 người thì có đến gần một nửa là những người đang làm ở xã. Đa phần mọi người đều mới tiếp cận với khái niệm AI, và hầu hết đều đang bắt đầu bằng việc hỏi một câu lệnh mẫu để thực hiện một công việc cụ thể”, anh nói.
Anh Phùng Văn Thùy, chuyên gia đào tạo AI (Ảnh: NVCC).
Tuy nhiên, theo anh Thủy, cách tiếp cận này mới ở mức sơ khai, chưa khai thác AI một cách hiệu quả: “Có nhiều công việc phức tạp, đòi hỏi người dùng phải làm việc, nghiên cứu với AI, không thể rập khuôn với một vài câu lệnh mẫu”.
Anh Thuỳ cho biết không chỉ là công chức ở xã, mà cả bí thư, chủ tịch các xã cũng liên hệ nhờ hướng dẫn cho đội ngũ công chức viên chức của xã và coi đây là một nhu cầu bức thiết. Theo anh, quy trình có thể hướng dẫn để áp dụng ngay gồm ghi biên bản cuộc họp với NotebookLM/ChatGPT/Gemini, ra thông báo kết luận, soạn thảo văn bản, tra cứu văn bản với yêu cầu xuyên suốt là kiểm chứng nguồn và thẩm định bằng chuyên môn.
Lần đầu học cách “giao việc” cho AI
Với các văn bản quy phạm, AI trở thành bộ lọc và máy tóm tắt tức thời. Anh Bằng kể việc sử dụng AI đã tiết kiệm một cách đáng kể thời gian xử lý công việc.
“Thường thì để đọc và hiểu được một văn bản tôi mất hàng giờ, nhưng với AI thì tôi chỉ mất khoảng 2-3 phút”, anh Bằng nói.
Tuy nhiên, hiệu quả ấy không phải lúc nào cũng lặp lại. Anh nói nhiều khi vẫn loay hoay không biết phải trao đổi như thế nào với AI để đạt được kết quả, thậm chí anh còn cảm thấy bực và bất lực khi AI đưa ra câu trả lời sai.
“Có những việc phức tạp hơn, những văn bản phức tạp hơn, tôi hỏi AI mà cho ra câu trả lời rất kỳ quặc. Có những việc rất rắc rối, không biết hỏi AI như thế nào cho đúng”, anh thừa nhận.
Điểm nghẽn, theo anh Phùng Văn Thuỳ, là nằm ở kỹ năng “giao việc” cho AI: xác định đúng mục tiêu, đặt câu hỏi rõ ràng, cung cấp đủ bối cảnh nghiệp vụ để mô hình cho ra kết quả sát nhu cầu.
“Đa phần mọi người trước đây đều làm việc khá thụ động, như nhận nhiệm vụ ở trên xuống rồi thực hiện và gửi ngược lại lãnh đạo để nhận phản hồi, chỉnh sửa. Hiện nay, họ có một trợ lý “dưới quyền” là AI, nhưng họ chưa biết cách “giao việc” cho trợ lý của mình như thế nào để có được hiệu quả công việc tốt nhất. Tuy nhiên, nếu biết cách, họ có thể tận dụng AI như một “đồng sự khắt khe” để phản biện những sản phẩm được tạo bởi AI đảm bảo tính logic với các quy định của văn bản cấp trên”, anh Thuỳ phân tích.
Kinh nghiệm rút ra là AI chỉ thực sự phát huy khi người dùng biết mình thực sự cần gì và thiết kế được quy trình chặt chẽ phục vụ kiểm soát được chất lượng đầu ra, giảm thiểu tình trạng “ảo giác trí tuệ nhân tạo”.
“Xét cho cùng, AI chỉ là công cụ, chính các công chức, viên chức mới là chủ, là người đủ “thẩm quyền” để quyết định sản phẩm do AI tạo ra có đủ chất lượng, phù hợp để trình lên bàn lãnh đạo hay không”, anh Thuỳ nói, nhấn mạnh vai trò quyết định của chuyên môn cán bộ trong khâu thẩm định trước khi trình lãnh đạo.
AI chỉ phát huy hiệu quả khi công chức thực sự biết mình cần gì và thiết kế được quy trình làm việc chặt chẽ (Ảnh: NVCC).
Dùng AI, không thể giữ tư duy làm việc cũ
Từ góc nhìn người đào tạo, anh Phùng Văn Thùy gợi ý, để ứng dụng AI hiệu quả cần trong công việc hành chính, công chức viên chức của xã cần 3 hiểu: hiểu cách làm việc của bản thân, hiểu cách thực hiện của quy trình công việc thường quy và hiểu công cụ AI, từ đó có thể tự thiết kế ra “quy trình tinh gọn” của bản thân để tăng tốc độ xử lý công việc.
“Không thể giữ cách làm thủ công trước đây, để đối mặt với khối lượng công việc đang tăng gấp 4-5 lần như hiện tại. Đơn cử như việc tổng hợp báo cáo, thay vì gửi mẫu để các đơn vị tự điền rồi mất cả nửa tuần chỉ để sao chép và dán vào tệp tổng hợp, họ có thể sử dụng AI để viết code Google Apps Scripts để tạo ra quy trình tổng hợp tinh gọn chỉ bằng một nút bấm”, anh nói.
Những năm gần đây, trí tuệ nhân tạo (AI) bắt đầu được nhiều cơ quan nhà nước tại Việt Nam ứng dụng nhằm tăng hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng phục vụ người dân. Từ Tòa án nhân dân tối cao với trợ lý ảo hỗ trợ thẩm phán rút ngắn tới 30% thời gian xử lý hồ sơ, đến các bộ, ngành và địa phương như Tây Ninh, TPHCM thử nghiệm robot, công cụ phân loại phản ánh, soạn thảo văn bản, AI đang dần trở thành “trợ lý” cho công chức.
Nghiên cứu của Cơ quan phát triển của Liên hợp quốc UNDP và Viện Nghiên cứu Chính sách và Phát triển Truyền thông IPS cho thấy, AI giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính minh bạch, nhưng việc triển khai vẫn chủ yếu ở quy mô thí điểm, chưa thành chiến lược toàn diện. Những rào cản lớn hiện nay là dữ liệu phân tán, thiếu hạ tầng, khung pháp lý chưa hoàn thiện và đặc biệt là năng lực số của cán bộ công chức còn hạn chế.
Trong bối cảnh khối lượng công việc ngày càng nhiều, biên chế ngày càng tinh gọn, việc ứng dụng AI được coi là đòn bẩy cần thiết để giảm tải thủ công, hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác hơn. Tuy nhiên, để công nghệ này thực sự phát huy tác dụng, vẫn cần đào tạo bài bản, cơ chế quản lý phù hợp và chiến lược lâu dài.
https%3A%2F%2Fdantri.com.vn%2Fnoi-vu%2Fcong-chuc-xa-tap-lam-sep-cua-ai-khi-cong-viec-tang-3-4-lan-20250907151355328.htm
